Auxiliar de Operaciones

Acerca del puesto

El Auxiliar de Operaciones será responsable de coordinar, ejecutar y mantener el sistema de gestión documental digital del proyecto FHV, garantizando que todos los documentos de soporte de costos, cadena de suministro y recursos humanos estén correctamente escaneados, nombrados, organizados y archivados en Box según los lineamientos del donante y los requisitos de auditoría.

Responsabilidades principales

• Crear y mantener la estructura de carpetas obligatoria en Box, utilizando Box Drive para la administración eficiente y la carga masiva de documentos.
• Verificar la existencia y correcta carga de documentos de soporte financiero, de cadena de suministro y de recursos humanos, tanto en formato digital como físico.
• Apoyar durante visitas de Spot Check financiero, enviando la documentación preparatoria y presentando los expedientes requeridos durante la auditoría.
• Realizar revisiones periódicas de calidad documental, manteniendo un tracker maestro y emitiendo alertas preventivas ante documentos faltantes.
• Actuar como punto focal documental, comunicando a las áreas los lineamientos de archivo y apoyando al equipo de finanzas en la preparación de auditorías.

Perfil requerido

• Título técnico, tecnólogo o estudiante universitario en Archivística, Administración, Contaduría, Gestión Documental o carreras afines.
• Mínimo 1 año de experiencia en gestión documental, archivo o apoyo administrativo/financiero.
• Conocimiento y manejo de Box o plataformas equivalentes (OneDrive, SharePoint, Google Drive).
• Alto nivel de atención al detalle y orientación al cumplimiento normativo.

Habilidades requeridas

• Box (o plataformas de gestión documental en la nube).
• OneDrive, SharePoint, Google Drive.
• Excel avanzado (tablas dinámicas, fórmulas financieras).
• Trabajo en equipo y capacidad de priorizar múltiples tareas.