Asistente Administrativo

Organizational ContextLa Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (IFRC) es la mayor organización humanitaria del mundo, con 191 Sociedades Nacionales miembros. Como parte del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, nuestro trabajo se rige por siete principios fundamentales: humanidad, imparcialidad, neutralidad, independencia, servicio voluntario, unidad y universalidad. Se guía por su Estrategia 2020, que expresa nuestra visión colectiva y nuestra determinación de avanzar en la solución de los principales desafíos que enfrenta la humanidad en la presente década. La Secretaría de la FIRC está organizada en grupos de trabajo: cinco oficinas regionales, una de las cuales es la de las Américas. La Oficina Regional de las Américas apoya a las Sociedades Nacionales de las Américas para elevar los estándares humanitarios y de desarrollo, ayudándolas a mantenerse relevantes en sus respectivos países y a ser sostenibles y responsables de sus acciones, guiadas por la implementación de la Estrategia 2020.Con el objetivo de responder a las necesidades urgentes, la IFRC en apoyo a Cruz Roja Venezolana ha establecido su Delegación, la cual cuenta con la presencia Como parte de los servicios que se prestan en el área de Administración y Finanzas, es de suma importancia para los temas administrativos y buen funcionamiento de la oficina de la Delegación, por lo que el Asistente Administrativo en apoyoJob PurposeEl puesto de Asistente de Administración es responsable de proporcionar apoyo administrativo, logístico y secretarial integral a la Delegación, asegurando una atención eficiente y de calidad a la Jefatura, las áreas de Recursos Humanos y Finanzas, la Oficina Regional y actores externos. El puesto contribuye a la adecuada ejecución de los procesos administrativos, al cumplimiento de las políticas y procedimientos institucionales, y a la coordinación efectiva de las actividades operativas, favoreciendo un entorno de trabajo organizado que permita el cumplimiento de los objetivos estratégicos y humanitarios de la organización.Job Duties And ResponsibilitiesGestión administrativaDar seguimiento a los procesos administrativos de la Delegación, asegurando su ejecución oportuna y adecuada documentación.Dar seguimiento a los procesos de pago, verificando la documentación de soporte y coordinando con las áreas correspondientes hasta su conclusión.Mantener una relación operativa con proveedores de bienes y servicios, incluyendo solicitudes de cotización, coordinación de servicios, seguimiento de entregas y resolución de incidencias administrativas.Gestionar y mantener actualizado el archivo y la documentación administrativa, de acuerdo con los procedimientos y sistemas de archivo establecidos por IFRC.Dar seguimiento a contratos y acuerdos de servicios, incluyendo fechas de vencimiento, renovaciones y condiciones contractuales.Realizar seguimiento de los gastos operativos, apoyando el control, registro y conciliación de la documentación asociada.Apoyar la preparación y seguimiento de documentos administrativos, correspondencia oficial, solicitudes y comunicaciones dirigidas a proveedores, autoridades y otros actores.Apoyar la identificación y gestión de proveedores y servicios requeridos por la Delegación y la operación.Mantener actualizados los registros administrativos y contribuir a la disponibilidad de información para procesos de auditoría, control interno y reporte.Apoyar a otros miembros del equipo administrativo y asumir tareas adicionales cuando las necesidades operativas lo requieran. Apoyo Operación de EmergenciaBrindar apoyo integral al personal internacional desplegado en el país y visitantes oficiales.Mantener comunicación con el personal desplegado durante su llegada, proporcionando instrucciones claras sobre aspectos administrativos, logísticos y operativos.Identificar y coordinar opciones de alojamiento temporal/hoteles, transporte terrestre, traslados aeropuerto-hotel y otros servicios requeridos.Coordinar con proveedores para obtener tarifas corporativas, disponibilidad y servicios adicionales, cuando corresponda.Gestionar reservas de alojamiento y transporte.Coordinar la documentación necesaria para viajes y misiones en el país, incluyendo recopilación, compilación, seguimiento y archivo de autorizaciones y otros documentos requeridos.Job Duties And Responsibilities (continued) Apoyo operativo transversalApoyar a otros miembros del equipo en tareas administrativas y operativas cuando sea necesario.Apoyar en la entrega y recepción de activos, incluyendo la documentación correspondiente.Gestionar y mantener el inventario de los materiales de oficina y papelería.Apoyar en la entrega, recepción y gestión administrativa de apartamentos y alojamientos utilizados por personal de la operación.Apoyar la identificación de proveedores, servicios y soluciones logísticas ante necesidades urgentes.Mantener una actitud flexible y orientada al servicio, respondiendo oportunamente a las necesidades de la Delegación y de la operación de emergencia.EducationLicenciatura, Especialización, Técnico Superior Universitario (TSU) o formación en Secretariado Ejecutivo Bilingüe, según la naturaleza y responsabilidades del cargo.ExperienceExperiencia de por lo menos 1 año en el manejo del área de recepción y atención a clientes internos y externos.Experiencia en secretariado (manejo de notas verbales, asistencia a jefes de áreas y otros).Experiencia de por lo menos 2 años en el área administrativa y manejo de oficinas.Knowledge, Skills and LanguagesConocimientos en MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Access, etc), navegadores de internet, intranet y otros medios de tecnología relevantes para las funciones del puesto.Excelentes habilidades para la creación de redes con otras agencias y organizaciones.Buena capacidad en síntesis y redacción.Capacidad para trabajar en un entorno multifuncional y multicultural.Capacidad para trabajar en equipo, excelentes habilidades de comunicación, gestión y relaciones interpersonales.Planificación y gestión del tiempo, organización y enfoque en los detalles.Proactividad y anticiparse a las necesidades del puesto.Flexibilidad, capacidad de trabajo bajo presión, adaptabilidad y tolerancia al estrés.Español fluido hablado y escrito.Competencies, Values and CommentsVALORES: respeto de la diversidad; integridad; profesionalismo; responsabilidad.COMPETENCIAS BÁSICAS: Comunicación; colaboración y trabajo de equipo; juicio y toma de decisiones; Relaciones con Sociedades Nacionales y con beneficiarios; Creatividad e innovación; Creación de confianza.COMPETENCIAS FUNCIONALES: Capacidad de construir alianza; liderazgo; Empoderando a otros. 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